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Herramientas de Gestión de Proyectos. ¿Cuál elegir?

Nuestro compañero y alumno Nicolás Sánchez Gómez, Ingeniero Informático, Director Técnico IWT2 Research group, ha redactado un interesante artículo sobre herramientas de gestión disponibles dentro del trabajo del taller de Mantenimiento de la certificación PMP.

Una herramienta de gestión de proyectos es un software con el que se puede realizar un seguimiento a todas las tareas, recursos, etc... de uno o más proyectos, tanto de manera estratégica como operativa.

El objetivo de estas herramientas es ayudar a que se lleve a cabo una gestión exitosa de proyectos, ya que estas herramientas permiten crear flujos de trabajo optimizados, facilitando la culminación de los proyectos en tiempo y de forma controlada.

Hay diferentes tipos de herramientas de gestión de proyecto que incluyen desde la asignación de tareas, la visibilidad de la evolución de éstas y los flujos de trabajo, hasta funciones para facilitar la comunicación entre el equipo.

Tipos de herramientas de gestión de proyectos

A continuación, se exponen los tipos de herramientas de gestión de proyectos más comunes, para cualquier tipo de empresa.

  • Herramientas de planificación de actividades y tareas. Cuando se trata de gestión de proyectos, crear actividades, tareas y asignar éstas es una funcionalidad esencial, ya que es la única manera de hacer un seguimiento eficiente de lo que realmente se necesita hacer, quién debe hacerlo, cuándo se debe hacer y en qué momento se ha completado una tarea u otra. Las herramientas de planificación permiten hacer este estrecho seguimiento de las tareas y ayudan a completar con precisión la programación diaria, semanal e incluso mensual por adelantado.

  • Herramientas para gestión de tiempo. Además de planificar las actividades y tareas, se debe hacer un buen uso del tiempo. Es decir, es importante descubrir los cuellos de botella y las diferentes maneras de acelerar el flujo de trabajo y aumentar la productividad. Esto se puede lograr con la ayuda de este software de gestión de tiempo, ya que permite monitorizar y registrar, incluso automáticamente, el tiempo que se invierte en cada una de las tareas. Además, estas herramientas pueden ayudar a identificar con cierta exactitud cuánto tiempo se necesitará para terminar cada tarea, lo que permitirá ajustar deadlines de entrega y tomar decisiones.

  • Herramientas de gestión de costes y rentabilidad. Existen muchas herramientas que cuentan con funciones para la gestión de costes y hacer un seguimiento de costes. Llevar este control, hacer un seguimiento del tiempo invertido en cada tarea, valorar el coste-hora de quién la ejecuta, tener en cuenta los costos adicionales del proyecto, desviaciones, etc... permite medir con exactitud la rentabilidad que cada proyecto.

  • Herramientas para informes de progreso. Es difícil para muchas organizaciones medir el progreso en un proyecto, sobre todo si el contexto del proyecto es cambiante y se tiene que manejar muchas variables. En estos casos, también es difícil tratar de determinar cuánto tiempo se necesita para realizar el trabajo. En estos casos, el diagrama de Gantt y los tableros Canvas siguen siendo los formatos visuales más usados.

  • Herramientas colaborativas. Las herramientas, que estén orientadas a la colaboración, deben permitir compartir y actualizar el trabajo del proyecto de forma ágil, proporcionando una retroalimentación instantánea entre los diferentes miembros del equipo. Los planes, los informes, los entregables, ... se pueden analizar en conjunto, y las tareas se pueden reorganizar y ordenar de manera que todos vean los cambios de inmediato. Este intercambio, edición y colaboración, instantáneo, ahorra tiempo y reduce la necesidad de usar otros medios alternativos (repositorios documentales, correos electrónicos, llamadas telefónicas, ...).

Herramientas de Gestión de Proyectos

Actualmente, son muchas las empresas que trabajan con numerosos proyectos al mismo tiempo, que tienen grandes equipos de personas. A medida que más personas se involucran en los proyectos, el uso de estas herramientas es más necesario para lograr la culminación exitosa de un proyecto. Es la única manera de realizar las actividades y tareas de manera organizada, facilitando la gestión a nivel gerencial y dando visibilidad global de la evolución de los proyectos.

Una de las herramientas más extendida es MS Project, pero existen otros programas análogos e, incluso, de software libre tales como:

  • ✓ Asana. Es una gran herramienta de gestión de tareas y proyectos, permite a los equipos compartir, planificar, organizar, y seguir el progreso de las tareas en las que cada miembro está trabajando. Asana es una aplicación web sencilla y fácil de usar. Asana ofrece un plan gratis que incluye un máximo de 15 miembros en un equipo de trabajo, tareas, proyectos, y conversaciones ilimitadas y un escritorio básico.

  • ✓ TaskJuggler. Potente programa, con licencia GPL, que permite control de tareas, recursos y costes. Genera diagramas de Gantt y tiene una interfaz sencilla e intuitiva. Incorpora alarmas de riesgos en tiempo. Además, incorpora plantillas que permiten no comenzar de cero.

  • ✓ DotProject.Solución web, con licencia GPL, que incluye módulos para empresas, proyectos, tareas (con diagramas de Gantt), foros, ficheros, calendario, contactos, ayuda de escritorio, soporte multilenguaje, módulos con permiso y temas.

  • ✓ Planner. Aplicación que trabaja sobre todas las fases del ciclo de vida de un proyecto, incluyendo la gestión del proyecto, requisitos, riesgos y testeos. Tiene cuadro de mando gráfico y herramientas colaborativas como compartición de documentos, foros de discusión y calendarios.

  • ✓ Phprojekt. Solución modular, con licencia GPL, para la coordinación de grupos de trabajo y el uso compartido de información y documentos. Dispone de una API para la inclusión de otros servicios.

  • ✓ GanttProject. Aplicación fácil de usar, donde se pueden definir jerarquía de tareas y dependencias, diagramas de Gantt, emisión de informes, importación y exportación de o desde MS Project y gráfico de carga de recursos.

  • ✓ GanttPV. Aplicación fácil de usar, con licencia GPL, que permite definición de tareas, dependencia de éstas, diagramas de Gantt, identificación y asignación de recursos para las tareas, priorización de tareas, monitorización total del proyecto.

  • ✓ Open Workbench. Aplicación que permite definir proyectos, dependencias, tareas, crear, editar y borrar calendarios, gráficos de Gantt en un entorno muy amigable.

Características que deben poseer las herramientas de gestión de proyectos

Además de las funciones básicas necesarias, como es la asignación de tareas, el seguimiento de avance del proyecto, etc..., las empresas deben tener en cuenta el nivel de personalización de estas soluciones y el tipo de licenciamiento. Por otro lado, hay otras características que deben poseer las herramientas de gestión de proyectos.

A continuación, se indican algunos de los aspectos a tener en cuenta:

  • Colaboración. La comunicación y colaboración entre los miembros de un equipo de trabajo es clave de un proyecto. Una comunicación fluida y sin interrupciones durante el desarrollo de cualquier proyecto es una necesidad. Hoy en día la mayoría de las herramientas cuentan con esta función, pero hay algunas que están más avanzadas que otras. La facilidad para compartir documentación, publicar información o la posibilidad de dejar comentarios en cada punto son características valiosas.

  • Gestión de riesgos. Es poco probable gestionar un proyecto donde no haya riesgos. Los imprevistos pueden ocurrir en cualquier momento y durante todas las fases de un proyecto y pueden generar un gran impacto en la planificación. Es por ello por lo que, para minimizar el impacto de los imprevistos, se deben tener en cuenta todos los posibles riesgos con anticipación.

  • Gestión de recursos. La gestión de recursos es una parte integral de los proyectos, ya sea recursos humanos, material de trabajo, etc. Es muy útil que una herramienta de gestión y control de proyectos ofrezca una función de gestión de recursos, que incluya además las desviaciones.

  • Indicadores e informes. Es muy importante evaluar qué indicadores ofrece la herramienta y su capacidad de cruce de data. Dependiendo del sector, habrá métricas más o menos importantes, sin embargo, indicadores como la capacidad productiva de cada usuario, presupuesto de cada proyecto, costo por hora, costos extra, el total de ganancias y el porcentaje de rentabilidad, son fundamentales para cualquiera.

  • Integraciones con otras soluciones. En un mundo interconectado, el trabajo también debe mantener el mismo esquema. Por lo tanto, al elegir una herramienta de gestión de proyectos, es importante analizar qué desarrollos y conexiones permite.