La integración de la gestión de proyectos es muy necesaria. Llevar a cabo una correcta gestión de proyectos (PM) facilita a las organizaciones ejecutarlos aportando valor, tanto a la propias organizaciones como a los clientes destinatarios de los productos y servicios desarrollados. Ello cobra aún más importancia en aquellas entidades que emplean un enfoque de dirección organizacional por proyectos (OPM), muy proyectizadas en las que cualquier actividad u operación suele ser reedefinida o planteada como un proyecto en la medida de lo posible.
En el enfoque OPM, en el nivel estratégico de la organización se diseña la estrategia (planes y ejes estratégicos) decidiendo aquellos objetivos que se deben perseguir en el horizonte temporal establecido (varios años normalmente) para alcanzar la visión de la organización. En el nivel táctico, habitualmente gestionado por la oficina de gestión de proyectos (PMO), se elaboran los portfolios y programas que cubrirán los diferente objetivos mediante la agrupación y selección de los proyectos que estén alineados con el plan estratégico, y obtengan un mayor beneficio para la organización y sus clientes. Finalmente en el nivel operacional, se llevará a cabo la gestión y ejecución de los proyectos seleccionados.
Por otro lado, cada vez son más frecuentes las estructuras organizativas menos jerarquizadas, en las que se descentraliza la participación y la toma de decisiones, y se abre a gran parte del personal, incluso en los niveles táctico y estratégico de la organización. Ello conlleva una aportación de valor por una mayor cantidad de trabajadores, y a lo largo de toda la cadena de valor. Si bien es complicado en organizaciones grandes, el avance de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) proporciona herramientas y plataformas colaborativas, de trabajo en grupo, e incluso de toma de decisiones y votación electrónica que facilitan esta labor de ampliación de la participación y la toma de decisiones en todos los niveles de la organización, y para potencialmente toda su plantilla. Este enfoque más colaborativo ha demostrado facilitar a las organizaciones ser más ágiles para adaptarse a un entorno cada vez más cambiante, competitivo y globalizado.
Sin embargo, la realidad que nos encontramos es que la colaboración y la toma de decisiones electrónicas aún son incipientes o se circunscriben a determinados ámbitos o departamentos de la empresa, y están desconectadas de las actividades de PM y de la propia participación en los proyectos.
Por ello, y dado que la colaboración y la toma de decisiones es algo transversal en cualquier entidad, parece conveniente integrarlas en el paradigma OPM, lo cual podría hacerse mediante el uso de herramientas informáticas en todos los niveles de decisión (estratégico, táctico y operacional) y en todos los elementos de gestión: planes estratégicos, portfolios, programas y proyectos. En este sentido, y a nivel técnico, los sistemas de información de gestión de proyectos (PMIS) podrían integrarse con otras herramientas y plataformas informáticas colaborativas y de toma de decisiones que implicaría la conexión en tiempo real de todos los niveles de la organización. Además de los propios proyectos, podrían también considerarse como tales (proyectos colaborativos) la propia redacción de normas y documentos de la empresa, la elaboración de los planes estratégicos, los portfolios y programas; así como procesos de toma de decisiones complejos. Para ello sería factible usar de forma integrada las herramientas mencionadas de PM, colaboración-e y de toma de decisiones, con un uso que podría abrirse a una mayor cantidad de perfiles de trabajadores e interesados para que pudieran colaborar y aportar su conocimiento.
En definitiva con las tecnologías y herramientas disponibles actualmente, puede hacerse realidad la unión de los mundos de la gestión de proyectos, la colaboración y la toma de decisiones de una forma integrada para fomentar una mayor aportación de conocimiento y valor por parte de toda la organización, facilitando una gestión organizacional integrada y con mayor capacidad de adaptación a los cambios.
Salvador Muñoz Hermoso
Project Manager(PMP®) en la Sociedad Provincial de Informática de Sevilla(INPRO)