Noticias

Índices productivos en pymes Oil & Gas Índices productivos en pymes Oil & Gas

Mejoras de índices productivos en pymes (Oil & Gas)

Nuestro compañero Francisco Manuel Peláez Ruiz ha redactado un interesante artículo sobre Mejoras de índices productivos en pymes (Oil & Gas) dentro del trabajo de actualización y mantenimiento de la certificación PMP. Gracias Francisco por tu  aporte.

Caso de estudio de PMI
Mejoras de índices productivos en pymes (Oil & Gas)

Introducción

Bajo la premisa de los nuevos sistemas de implantación de dirección de proyectos en empresas del sector del Oil & Gas, muchas de estas empresas, en su mayoría PYMES, del mercado Español perciben la necesidad de realizar una transición hacia los nuevos modelos de gestión de proyectos integrados en varias disciplinas, además de adaptar aquellos procedimientos y buenas prácticas bajo estándares o metodologías internacionales con objeto de mejorar muchos de los procesos recogidos en el PMBOK 6th Edition.

En el caso particular que se expone, una empresa localizada en el tejido industrial en Sevilla (no cito el nombre), tomó la decisión de implantar en un periodo de 3 años varios de los procesos indicados en la guía, donde se focalizó esencialmente en Análisis de Interesados, Tiempos y Costes, además de incluir otros posteriormente a medida que la organización adaptara estos nuevos modelos al sistema de gestión de proyectos por orden de importancia decidida por consenso en reuniones mensuales con la Alta Dirección.

Antecedentes

Dicha empresa, que cuenta con más de 50 años en el sector, presentaba procedimientos ya asentados en el seno de la organización en las siguientes materias, siguiendo la normativa europea de dirección de proyectos UNE 157001 y EN-21500 posteriormente:

  • Identificación y cualificación de subcontratas.
  • Control y estimación de coste basado en adjudicaciones.
  • Control y estimación de tiempos basados en adjudicaciones e históricos.

Al seguir durante tanto tiempo los métodos tradicionales de trabajo, que al ser satisfactorios anteriormente, hoy día presentan deficiencias debido a los cambios del entorno, se decide como pilares fundamentales del análisis indicado a continuación los cambios en cada una de estas áreas y los resultados en el corto plazo que justifican las nuevas metodologías de trabajo en el sector, además de establecer nuevos principios de trabajo para asentar los cimientos de dirección de proyectos en una empresa cuyo ámbito de aplicación va dirigido a proyectos y ejecución, entre otros.

Análisis de interesados, tiempos y costes

Al revisar los procedimientos de la empresa relativa a los interesados, sólo se encuentra una breve cita relativa a las subcontratas, donde la calificación no se encontraba ciertamente desglosada para su evaluación.

Como praxis a evitar en todas las organizaciones, siempre se incluía a las mismas subcontratas en cada una de las adjudicaciones, ya sea por acuerdo previo o por interés mutuo, sin posibilidad de realizar un análisis más profundo.

En lo relativo a los proveedores, no existía un sistema de puntuación, ni archivo histórico para evaluar los suministros y materiales, o servicios, por cada ámbito de aplicación, ni índices relativos a costes, tiempos, calidad, etc.

Sin embargo, en cuanto a la estimación y control de costes y tiempos, sí existían índices de progreso basado sólo en la adjudicación, donde estos eran tomados de tablas de rendimientos de los años 70 que ciertamente han sufrido un cambio en el tiempo por los nuevos medios utilizados, requisitos de seguridad, mejora tecnológica y otros aspectos relacionados con otros ámbitos de aplicación.

Implantación de mejoras

Después de realizar varias reuniones, donde se utilizaron técnicas de Brainstorming y análisis causa-efecto, donde el departamento de calidad tuvo un gran rol a la hora de realizar la documentación necesaria, se decide implantar las siguientes mejoras de los procesos actuales.

  1. Análisis de interesados.

    Modelo de evaluación y requerimientos para incluir al menos a 3 subcontratas que puedan realizar un trabajo.

    Modelo de evaluación y requisitos, tanto al inicio como al final del proyecto de 3 proveedores que suministren un material por cada campo de aplicación (electricidad, instrumentación, mecánica, etc.).

    Procedimiento para incluir lecciones aprendidas e histórico almacenado para su comparación en el departamento de ofertas.

  2. Estimación y control de costes.

    Creación y mantenimiento de base de datos de proveedores para el departamento de ofertas y ejecución, donde ambos colaboran.

    Segmentación de costes dependiendo de los capítulos acordados en proyectos EPC y Tiempo-Materiales.

    Nueva definición de estructura de índices de rendimiento.

  3. Estimación y control de tiempos.

    Creación y mantenimiento de base de datos de tiempos para el departamento de ofertas y ejecución, donde ambos colaboran, realizando un seguimiento estricto.

    Nueva definición de tiempos e índices, dependiendo de los responsables, departamentos y trabajos asociados.

Resultados y conclusión

Con la implantación de estas acciones basadas en partes de los procesos PMBOK, en el periodo citado, se consiguió varios resultados satisfactorios comentados a continuación:

  • Mejoras en tiempos del departamento de ofertas (25%).
  • Ofertas lanzadas más competitivas (7% EPC y 12% resto).
  • Mejora de satisfacción (pasó de 3.8/5 a 4.2/5 global).
  • Seguimiento de tiempo-coste (pasó de un exceso 15-40%, al 5-10%, desviaciones dependiendo del tipo).

En vista de los resultados a corto-medio plazo, que cumplieron con los objetivos previstos, se decide en los próximos 3 años abordar, los procesos de Riesgos y Recursos, donde se realizarán procesos similares para la mejora de la organización.